Depuis la création d'APTEA en 2007 nous réalisons des projets au forfait (ou à engagement de résultat).
Cela fait donc déjà plus de 15 ans d'expérience dans ce domaine et beaucoup de savoir-faire accumulé.
L'objectif de ce post n'est pas que de présenter ce qu'est un projet réalisé au forfait, même s'il est toujours utile d'en rappeler les fondamentaux, mais plutôt d'expliquer comment APTEA opère pour les réaliser avec succès.
C'est quoi un projet au forfait en quelques mots?
Les projets informatiques au forfait sont des projets qui sont basés sur l’engagement de résultats. Cela signifie que le projet possède une enveloppe budgétaire fixe, qui ne peut évoluer avec le temps, et qu'il doit être terminé à une échéance clairement définie.
Le paiement de cette somme par le client est assujetti à la livraison et à la réception du ou des livrables définis dans le cahier des charges au dates indiquées.
Cette manière de fonctionner est donc privilégiée par de nombreuses entreprises ayant recours à des sociétés de conseil s'ils veulent notamment sécuriser l'enveloppe budgétaire affectée au projet qu'il souhaite mener à bien. Ainsi, pas de risque de mauvaise surprise financière en fin de projet.
Concernant la date d'atterrissage du projet, des pénalités peuvent être prévues en cas de dépassement si ce risque apparait majeur et problématique pour le projet du client.
L’autre avantage du forfait est la garantie de voir le projet se concrétiser. Avec de l’assistance technique, le consultant apporte simplement son expertise sur des besoins de l’entreprise cliente, il n’a pas pour objectif de respecter un cahier des charges en vue de fournir les livrables définis ni de respecter un délai global.
C'est le client qui doit piloter le projet et ses impondérables. Cela est chronophage, nécessite des compétences techniques et managériales et un réel investissement de la part du client au quotidien s'il souhaite maîtriser ce qui se passe sur son projet.
Quand peut-on dire qu'un projet au forfait est un succès ?
Un projet ne peut être qualifié de succès que si les deux partis peuvent se considérer satisfaites en foin de projet. Le fameux win-win.
Cela veut dire que les objectifs définis par le client au départ ont été atteints et que le projet reste économiquement (ou stratégiquement) bénéfique pour le prestataire.
Quels sont les conditions préalables pour le succès d'un projet ?
Le succès d'un projet au forfait est conditionnée par différents facteurs. Certains sont de la responsabilité du client, d'autres du prestataire.
Cependant, pour que le projet puisse se dérouler au mieux, il est important qu'il soit lancé dans les meilleures conditions. Quelles sont-elles?
- un besoin fonctionnel maîtrisé et clairement défini au préalable par le client qui permet de borner un périmètre de projet et donc une enveloppe budgétaire prévisionnelle réaliste.
- des préconisations techniques si le client souhaite disposer de stacks techniques cohérentes avec le reste de son SI afin de faciliter la maintenance future du projet. Certains choix peuvent évidemment rester ouverts pour que les prestataires puissent apporter leurs idées et mettre en avant leur savoir-faire pour le bien du projet.
- s'assurer de l'implication et de la disponibilité des bons intervenants côté client (métier, techniques, décideurs) avant le démarrage du projet.
- s'assurer de l'implication et de la disponibilité des bons intervenants côté prestataire (experts techniques) avant le démarrage du projet.
- s'assurer de la disponibilité des environnements techniques nécessaires (plates-formes de dév, intégration, recette, prod).
- transparence pour disposer d'une bonne maîtrise du contexte dans lequel s'inscrit le projet (enjeux stratégiques, interconnexions avec autres sujets, ...).
A quoi être attentif en cours de projet ?
Au fil des projets, nous avons constaté que les fondamentaux et ingrédients indispensables sont :
- une bonne écoute et compréhension des contraintes des uns et des autres.
- être constamment dans l'anticipation.
- formaliser systématiquement les choix effectués et les décisions prises.
- instaurer des rendez-vous et points de suivi réguliers et rapprochés (même lorsqu'il semble ne rien y avoir à dire).
- mettre en place une enquête de satisfaction client menée tout au long du projet pour permettre à chacun d'exprimer son ressenti et améliorer, le cas échéant, la relation.
- mettre toujours le fonctionnel au coeur du projet. Ceci est primordial et se traduit par différentes actions :
- intégrer un profil purement fonctionnel à l'équipe de développement (un Product Owner à part entière et pas un membre de l'équipe qui fera office de).
- imposer la réalisation systématique d'une campagne de recette usine avant livraison. Il n'y a rien de pire pour la confiance (et le planning) que de livrer une version instable d'une application.
- prioriser les développements en cohérence avec les priorités fonctionnelles.
- partager l'information via des outils collaboratifs adaptés (JIRA, Redmine, ..).
- lancer en début de projet les chantiers techniques les plus complexes pour en mesurer rapidement l'impact et être susceptible d'agir en conséquence.
- impliquer les équipes en charge des déploiements en production dès le début du projet.
Pour faciliter l'aboutissement des projets forfaitaires dans de bonnes conditions, il est possible de s'appuyer sur les méthodes agiles de type SCRUM ou Kanban. Elles sont de bons vecteurs de communication et d'organisation. Elles facilitent le maintien d'un rythme essentiel à la bonne dynamique du projet.
Dans tous les cas, le succès d'un projet ne peut survenir que s'il y a une collaboration et une implication efficace entre les équipes.
C'est que nous mettons en place chez APTEA à la grande satisfaction de nos clients.
